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生命在於運動。中醫理論認為，運動使經絡氣血通暢，氣血至則肌肉生機勃然，人的身體就顯得輕鬆有勁；氣血長期塞滯，則形成硬結，肌肉酸漲，身體不適。其實套用這個理論來觀察一個組織，就會發現驚人的相似之處。任何組織的管理無外乎對人、信息、資金的控制；而信息社會中一個組織的信息流是否順暢直接決定了組織的效率和成長前景。
與人體構造相似，組織管理中一個極具挑戰性的工作是保證信息"血流"順暢，杜絕或減少信息阻塞、衰減和誤變。信息流動過程中出現的問題，都會無一例外地在組織完成其使命的過程中暴露出來。人體靠運動來通經活脈，組織靠什麼來維持生命力呢？協同化的信息系統可以說是必然選擇。
疾在腠理 不通則痛
前不久某信息辦領導告訴筆者，他們在進行政府部門流程梳理時發現，在很多跨部門的流程中，有的出現斷點，即一個部門事務辦完了，沒有明確的流程到協作的另一個部門；有的出現了死循環；還有的只有入口沒有出口，一個報告、一項審批只能泥牛入海無消息。
這裏不妨對組織結構和行為方式進行分析。組織包括政府機關、企業單位和學校等狹義的緊密型組織；行業協會、聯盟和團體等廣義的鬆散型組織；合作夥伴體系、客戶體系等按業務或任務關聯起來、跨實體的虛擬組織。無論是哪一種組織都是為某種目的、職能、作用和使命而存在的。企業在從創立、开展、成熟到衰復的不同开展階段，由於其面臨的中心任務有所不同，在企業管理上會有所側重。
在創立期，企業要解決生存問題，增加收入、減少支出是其中的秘訣，企業管理主要以人為主；到了成長期，管理流程逐漸成為制約企業开展的重要瓶頸，企業管理是流程與人治並行；而到了成熟期，有憂患意識的企業會在管理上再上台階，更多地依賴流程和規則；衰復期的企業會面臨兩種命運，或衰亡，或經涅槃而獲新機，在此階段則更多延續了成熟期的管理模式。
然而，無論處於任何一個开展階段，組織都會按職能分成若干部門，每個部門下設若干崗位，並配備不同專長的人員。僅從理論角度看，組織的部門和崗位設置無法盡善盡美，職能劃分、職責分解難免出現矛盾；如果涉及到跨崗位、跨部門、跨組織協作，問題就更加突出。
信息協同 活血散瘀
企業和組織信息化的經驗表明，信息化要為企業和組織管理解決的幾個關鍵問題是：信息的有效傳遞、流程的高效執行、結果的充分可驗證以及知識的有序積累。隨着計算機和互聯網技術日益成熟，一種將組織中的協作常態固化為軟件形態的組織信息處理軟件應運而生，它就是協同軟件。
協同從根本上講，就是指組織中或跨組織間多人交叉協作地完成多件事情。協同軟件就是為協同事件的處理和管理给予高效的IT工具和平台，具有良好的跨部門、跨組織、跨地域性。無論是在中國還是在國外，協同軟件都已經成為軟件行業里最具成長性的开展分支。
協同軟件與傳統組織管理軟件不同，它強調妥善解決組織信息流轉過程中的規則流程和非規則流程，這就是在協同領域內大家公認的"二元工作流"。因為在任何組織中，規則流程解決的是管理中與規章制度相關聯的流程，而非規則流程解決的則是管理中大量偶發的、圍繞組織目標和職能產生的行為。由於組織形態千差萬別，行業五花八門，優秀的協同軟件也應該具有廣泛適應性和極強的靈活性。
組織的生命在於協同。依賴信息技術解決好組織協同，關鍵在於運用功能強大、使用簡潔、能適應組織變化的協同軟件。俗語云"人同此心，心同此理"，組織管理又何嘗不是如此？在日新月異的資訊時代修煉"協同"這門超級"仿生學"將是企業生命之樹常青的不二法門。