南宫NG28建设

一、遠程辦公到協同辦公

遠程辦公，是指顺利获得現代互聯網技術，實現非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。

習近平在世界互聯網大會·互聯網开展論壇指出：當今世界，新一輪科技革命和產業變革方興未艾，帶動數碼技術快速开展。新冠肺炎疫情發生以來，遠程醫療、在線教育、共享平台、協同辦公等得到廣泛應用，互聯網對促進各國經濟復甦、保障社會運行、有助于國際抗疫合作發揮了重要作用。一個成功的遠程工作不僅需要文檔協作、office軟件、音視頻軟件等生產力工具，更需要全過程的協同辦公運營管理平台。

人們的工作方式除了與獲取和溝通信息的方式密切相關之外，更與組織的結構和運轉方式相關聯，甚至取決於組織的流程結構和運轉特徵。傳統的組織管理，為了给予組織的工作方式，需要員工同時共現---在固定的地點（企業）固定的時間裏（一般指朝九晚五）與其他員工及領導同時工作，這種傳統的工作方式長久以來最重要甚至是唯一的工作方式。

然而，在移動互聯時代，企業組織的運營時空就是全時域和全球化，不断行之有效的組織管控模式開始逐漸失去效力。從電話、傳真到互聯網，再到移動通訊、移動互聯網，人們已經徹底解決了信息協作的同時—共現性問題。人們之間以及人與組織之間的信息協作，已經實現了移動、泛在、互聯式的工作——在任何地點、以任意方式、與任意需要的人和信息互聯並協同工作。遠程辦公逐漸成為一種新型的工作方式，並成為傳統工作的一種補充工作形式，更將是未來一種主流的工作方式。

事實上，很多企業已經採取了遠程辦公，尤其是需要異地辦公或者需要員工經常出差辦公的企業採用了遠程辦公模式，例如早在上世紀80年代，IBM就開始在員工家裏設立「遠程工作站」，而2019年初始普華永道也召开了全員在家遠程辦公的工作模式。2020年初，新型冠狀病毒疫情從武漢擴展到全國到全球範圍，疫情防控進入常態化，遠程辦公因不受地理空間限制的遠程辦公將會成為大部分企業的剛需，很多企業被迫宣佈實施和鼓勵遠程辦公，全球範圍內的遠程辦公用戶和市場規模呈現爆發式增長。

組織要使得運轉高效進行，必須克服基於同時性-共現性的工業革命時代管理方式的失效。而克服這一不可控狀態的方法就是協同，建立在協同理念和方法基礎之上的協同管理。基於協同管理理念設計研發的協同管理工具——協同辦公運營管理平台，能夠幫助企業實現從組織管控到激發和支撐新的工作方式，提高工作效率和協同創新。

二、遠程辦公存在的主要問題

雖然遠程辦公已成為一種新型的辦公方式，遠程辦公的軟件層出不窮，但是遠程辦公在政企單位的應用還存在一些問題，主要有以下幾點：

1、在信息為主要生產要素的移動互聯時代，遠程辦公更多的是解決了對員工的賦能問題，節省了通勤時間，提高了單個員工的工作效率，但是工作效率不等於組織效率，其實我們的企業在工作組織和管理方面依賴於原來的行政性的部門管理方式，對於遠程辦公的組織和管理不能適應。

2、缺少統一規劃和科學論證，系統之間缺乏統一的標準。以南宫NG28建设在北京市的政企客戶為例，北京市政府副中心、西城區、海淀區等政府部門的辦文辦事都使用了南宫NG28建设的產品，在整個項目過程中，我們發現由於並沒有建立統一標準，各個門戶各自為政，各部門的辦公應用沒有顺利获得統一的平台進行集成互通，缺失聯通體系，導致部門間信息傳遞存在障礙；對外的服務渠道（民眾進行業務申請和辦理的門戶網站、網辦大廳）與內部的政務流程處理系統無法互聯互通；系統開銷大，整體辦事效率低等問題在政府部門比較突出。而國資委的系統多達20多個，要實現各系統的統一組織用戶管理，主數據平台、統一信息報送平台（監管企業上報），並需要委企門戶打造北京市國資委和全級次北京國企互聯互通，這也是一項巨大而複雜的工程，企業之間不協同，政企之間不協同的問題不断存在。

3、並不是所有的工作都能遠程解決，其實大量的工作遠程解決不了：有的是員工遠程辦公的硬條件不夠，比如網絡條件（信息資源）難以達到高要求的設備配置；有的是工作軟環境不行，也許員工的家庭環境並不具備遠程辦公的條件，比如有孩子老人的干擾；有的員工難以克服自身的惰性，在辦公室以外的地方不能進行有效的自我監督，難為與其他員工有效的協作；以上幾種原因會導南宫NG28建设程辦公效率不高。

4、企業並沒有实行長期的遠程辦公準備。有的企業對遠程辦公的設備準備不足，企業對員工的接入方式及接入設備都沒有实行無縫隙的銜接，不能给予有效便捷的工作工具；有的企業的工作組織管理能力不成熟，還處在「隨機遊走」式的管理狀態；有的企業還沒有科學、客觀衡量員工的工作成果和貢獻的方法，領導層和管理層如果看不到員工在工位上心理就覺得不踏實。

三、相關建議

鑒於遠程辦公存在的種種問題，要想促進政企單位能夠讓遠程辦公真正成為一種辦公新形式，將工作延伸到更大的範圍，我們提出了以下的建議：

1、提高國產化軟件的能力。现在國產化軟件市場佔有率較低，基礎軟件廠商在「自主可控」背景下提升空間巨大，雲計算的开展為國產操作系統和數據庫开展的给予了重大機遇。只有具有自主知識產權的國產軟件，才能保障信息的安全。而且國產軟件更能符合本土企業的應用，並能给予快速響應的本土化服務。以國產的協同辦公系統應用來拉動國產操作系統、數據庫等基礎軟件。

2、打造新一代的協同辦公運營管理平台（COP:Collaborative Operation Platform）。COP圍繞政府和企業的辦公場景，軟硬件結合地整合考勤、會議、流程審批、文檔協作等辦公需求，顺利获得「客戶在線、生態在線、營銷在線、實施在線、定製在線、運營在線」六大在線，構建產業鏈服務新生態，使能企業管理創新开展，提高企業資源利用效率和管理決策的科學性，構建自動化、智能化的辦公空間。儘量做到企業員工遠程辦公與在單位辦公是一樣的效果，讓遠程辦公室成為工作場所的真正延伸。

3、未來3-5年政府和企業必須進行數碼化轉型：數碼化轉型是企業徹底改變運營模式的方式之一，數碼化轉型會不斷賦能業務开展，持續有助于企業創新與升級。企業數碼化轉型的過程中會經歷單點試驗、局部推廣、擴展複製、運營管理和優化創新五個开展階段，逐步從數碼化的入門者开展為數碼化探索者，進而开展成為數碼化組織與數碼化轉型者，最終成為數碼化顛覆者。政府要強化政策支撐、人才建設、服務保障，實現政府和企業的「平台升級、管理升級、流程升級、業務升級、移動升級、智能升級」六大升級，以更大力度有助于政府和企業的數碼化轉型。

4、強化公共服務，大力支持企業開拓市場，特別是對中小企業的扶持力度，鼓勵大企業和中小企業之間的項目、技術、供需等研讨活動，引導中小企業與大企業協作配套，例如疫情期間，南宫NG28建设第一時間開發了「海淀防疫上報管理平台」，用於線上採集海淀區企事業單位的返工信息、返京人員健康信息。共服務了達3000多家企業，採集了20多萬人的疫情數據，為企業和領導在疫情期間的決策做出了重大的貢獻。

5、轉變政府和企業的工作組織和管理方式，並且啟用遠程辦公相應的工具及平台，好的平台不僅能提高員工的工作效率，還能保障政府和企業的工作效率和工作質量。凱文•基爾和貝理雅·普萊森曾提出了促進遠程辦公有助于工具採用和實際使用的五個原則：一是以用戶為中心進行設計；二是確保高管發起和以身作則；三是關注溝通和變革管理；四是價值培訓；五是努力創造協作文化。這些因素需要結合技術改進、組織悟性以及對持續過程和支持的承諾。如果一個政府和企業及其員工要想在遠程工作中取得成功，這項工作需要得到IT、HR和高層管理人員的熱情支持。