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協作新時代的到來

台式機、有線網絡連接、虛擬專用網絡和繁複軟件構成的協作舊世界，已經為新的時代鋪就了坦途，一個協作的新時代正向我們走來。

現代的移動設備、無線技術和雲計算能力對人們如何在一起工作和共享信息產生了不可阻擋的根本性影響。協作現在已經可以做到與設備和網絡無關，不僅能夠做到隨時隨地工作，也能夠隨時連接到任何文檔。

為了適應業務的需要並確保生產力持續提升，IT部門必須縮小新舊兩個協作時代之間的差距,必須要重新思考如何滿足所有跨部門的協作需求，特別是在文件共享、文檔管理和工作流方面。在這個超級個性化的新世界裏，每一個部門和個人都有其個性化的需求。沒有一個適應所有人需求的單一解決方案。

但是，在這個新世界裏關於協作有些事情卻是不變的：每個業務過程都涉及到一系列的提交，回復，修改，審批，文檔需要在不同序列的參與者之間層次轉移，並經常因序列不同、層級高低而具有非常複雜的協作特徵(設想從律師助理到委託人的法律文件)。任何行業都充斥着各種文檔——金融服務、建築、媒體、零售等等——我們每天都在處理這些無可迴避的問題。

不斷變化的期望

彌合協作需求的差距不僅僅是為技術而採用新技術的問題。也許是企業計算史上的第一次，員工正在主動要求取得最新的技術能力。他們在個人生活中接觸新的研讨方式，激發了他們在工作生活中研讨和協作的願望。他們使用着各種各樣的創新性移動設備（支持攝像頭的智能手機、具有無線功能的平板電腦）和類似的各種後端存儲能力（雲特徵的）改變了他們對上傳、下載、分享和研讨能力的期望。在工作協作及其關聯的業務流程方面，員工期望也能有同樣的簡單性和透明度。

這種期望以多種方式表現了出來。這已經構成了一個遠遠超越IT部門通常習慣於给予的內容的現代協作矩陣。在這個矩陣的基礎上承載着傳統的工作流——用戶需要能夠共享和分發文件。

於是，事情變得更加複雜。員工需要與不同的人群共享不同類型的文件。他們需要靈活地分享文件，而這些分享不限於處於相同網絡上的同事們；他們需要與客戶、合作夥伴、供應商等進行溝通。他們要發送的也不僅僅是電子郵件或文件了。相反，他們正在交換過去被稱為阻塞網絡帶寬的大文件（藍圖、演示文稿、圖形文件）。因為工作不時地發生在非傳統的地方，他們需要交換文件，無論他們是在辦公室還是正行進在路上。

同時，在傳統辦公室之外工作也就意味着用戶很可能在一個IT部門不一定控制得了網絡上進行協同工作。在管理這些需求和期望時，很重要的是要記住還有工作的另一個不可改變的方面：確保能承擔文件和數據被存儲並得到保護的責任。

這下安全問題就來了。員工需要與任何同事共享數據，假設他們是被授權分享的，收件人也是被授權接受，但他們需要安全地完成共享。鑒於全球化商業運轉的速度越來越快，員工們需要實時可靠地共享文件和數據。如果你回到辦公室告訴別人你要發一個文件給他，可能一切都晚了。事實上，你降低了工作效率。

這給IT帶來了一系列挑戰，當然也提出了期望。這迫使IT部門必須更多地以用戶為中心來思考問題。為了適應滿足這些相關的需求——大文件、實時——IT部門必須能夠建立集中式快捷存儲並能夠给予文檔安全、備份和災難恢復。並遵守治理問題，IT部門必須能夠審核誰上傳和下載了文檔。

最先進的文檔協作系統

IT部門應該如何滿足員工的需求，並给予一個最先進的協作系統？第一时间，它應該摒棄傳統的單點解決方案，開始部署覆蓋多個方面的協作系統——版本控制、注釋、工作流——在一個單一應用中。下面是這種協作系統的一些關鍵特徵，一些公司正在利用Box的文件協作應用APP來實現這些功能。

USB-驅動器和FTP替代單點解決方案的一個典型例子：使用文件傳輸協議的應用程式。這是設計用來做單一一件事情的——傳輸大文件，並且它做的很好。但每一個FTP應用又會有點不同（差異），當它在內部使用時可能工作得很好，但你不能要求它能接納每一個夥伴、供應商和客戶們自己選用的FTP應用程式。最先進的協作系統應該可以遮蔽這些FTP的差異特性。

Aéropostale零售連鎖的IT建設部門面臨着FTP託管服務的多重問題，特別是IT治理問題。根據建築總監RobRuscher的說法，文件夾和用戶管理都很困難，而且用戶在創建新內容時面臨限制，因為當組超過50個文件夾時會收取費用。同時，用戶發現很難下載和共享重要文件：作業現場照片、計劃、安裝指南等。甚至FTP站點本身就是緩慢而不穩定的。在投標過程中與承包商合作， 有時不得不依靠顺利获得郵政服務郵寄U盤，這拖延了投標過程並且使得記錄留存複雜化。

採用最先進的協作系統，Aéropostale建設集團的IT部門在文件夾和文件管理上就節省大約1.5小時/周，只是一個部門就達數百美元/月。Aéropostale每年每店都還能節省數百美元，更重要的是明顯簡化了協作過程並足以加快其業務的國際擴張。

項目協作在協作中最普遍的障礙之一是有一個單一的真相來源。電子郵件仍然是主要的協作工具，但對在同一個頁面上共享大型文件並保持每一個記錄來說卻是糟糕的。員工正在交換比以往任何時候都大的文檔。在某些行業，如建築、工程和建造等，僱員是在交換在過去還沒有數碼化的規範，但現在正越來越多在計算機和網絡上管理。因此，先進的技術系統必須具有消除對文件大小的限制的能力。同時，企業必須能夠對這些文件進行安全和審計功能，確保知識產權保護和資產審計。

密歇根大學面臨多重協作挑戰。其項目涉及教師之間、學生中間以及這兩個群體之間的協作。每個分組都需要交換文件(有時就與共享日曆一樣簡單)。管理人員也具有基於工作流的流程。更加嚴峻的挑戰是今天的學生們來到校園平均擁有3到5個移動設備，他們希望能夠在任何時間從任何設備安全訪問信息。大學IT管理員需要在保護组织信息的同時仍然给予基於雲的存儲和協作能力。從本地維護的解決方案到大學範圍內的文件共享和協作解決方案的轉換帶來了多方面的優勢。「我們正在尋求建立一個容易合作的環境，供研究人員、學生和工作人員使用。例如，研究人員可以與世界各地的同事安全地分享數據，甚至更重要的在文件大小上的不設限制，如運動機能學研究部門經常需要分享的大型3D視頻文件。

「為了適應業務和確保生產力，IT部門必須彌合舊的和新的協作世界之間的差距。」

完全可視化和管理經常分配給單個應用程式承擔的另一項任務：文檔和內容管理。隨着業務速度的加快，這些方面變得越來要。

什麼是最新版本？

誰檢查的？

他們和誰一起分享的？

文檔管理包含了遠比版本控制更多的內容，它還涉及能夠預先確定是否有人可能已經下載或不適當地傳播了數據。IT部門需要能夠在出現問題的情況下對這些活動進行審計。

文檔管理是數據中心给予商Equinix的關鍵要求。CIO BrianLillie能夠给予和管理超過2,000個移動設備用戶的文檔訪問權限，他們可能同時運行iOS和AndroidO 操作系統。她也能夠给予超出了企業的邊界的安全協作，顺利获得限制訪問特徵如只讀给予到達文件的連結。

收益：生產率增長

部署此類協作工具同時會影響業務部門和IT部門。對於後者，價值來自於將多個應用程式集成到單個服務中的能力。減少各種成本——購買、許可、培訓和——並且釋放IT人員資源，因為他們只需要管理一個單一的協作應用程式，而不是多重的解決方案。更重要的是取得的商業價值。研究表明，縮短溝通時間的能力，以及增加文檔工作流的周轉，可以減少產品開發時間的25%，或者每周節省一天以上的時間。這與仍在使用FTP做夜間交付的公司相比，有了顯著的改善。

但也許就像提高速度一樣重要的是降低通信中摩擦，讓每個人都在業務上保持協同一致。所有其他問題都同樣的重要，合作夥伴、供應商和客戶都更傾向於使業務溝通和合作儘可能透明。在一個充滿變通解決方法的世界，本身就是一個競爭優勢。

附錄：BOX给予的服務

Box给予了一種最先進的協作平台，企業可以從中取得各種各樣的好處。

作為一種企業解決方案，它用企業效率取代了部門效率，從地點局限工作拓展到全球適用。不像其他競爭性選擇，它是建立在放式標準上，而不是使難以在異構系統間共享數據的專有協議。它改變了企業的思維方式，以生產力思維取代成本效益思維。超過200000家企業的運轉依賴BOX。

同時，BOX滿足了所有新的協作趨勢，跨越多個設備和網絡的協作需求、增加生產力的需求，以及對應用程式可靠性、安全性和可審計性的要求——用戶喜歡和IT部門信任熔於一爐。

與大多數企業應用程式不同，Box的功能很容易評估。IT部門必須做的一件事就是註冊一個帳戶並運行一個小的試點項目。從此，一切變得非常簡單，很容易構造出一個計劃，幫助企業提高員工隨時隨地協作的能力。