南宫NG28建设

Any是一組詞語的共同定語，它們包括Anytime、Anywhere、Anyone、Any-thing、Anyway等。這些詞是對協同管理自由度的描述，或者說描述了一種「自由協同的理念。自由協同不僅是指在協同中相對較為「柔軟、可以不受既定流程約束的那種行為，還指在協同中免於被「排斥的自由。這種排斥是指在社會關係中被他人從時間、空間、位置、事件和方式等任意方面排斥在外，從而喪失本應享有的價值。當然，我們知道自由都是相對的，Any理念強調的是一種可能性，即當你需要被納入協同管理時，條件是充分而且必要的。具體到協同軟件而言，它應該從功能上追求一種完備性，以支持任何關於自由協同的需求，而不必衡量這種自由在多大頻度上是需要的。如果不僅考慮到協同的技術架構，也考慮其社會架構，就會理解「自由協同是需要智慧的。

Any理念如圖19所示。

圖19自由協同理念

自由協同是一種完美狀態，它雖然總是沒有最好，只有更好，但的確是激勵協同軟件不斷完善、升級和創新的動力。

對協同軟件的自由度(Any)理念具體闡述如下：

1.Anytime

Anytime是指協同軟件的時間要求，即應該隨時響應協同行為，這是指其「在線狀態」。

最能體現協同軟件Anytime理念的就是即時通訊軟件(IM)。據說，「在線(on1ine)」和「離線(off1ine)」這一組詞最早就是由ICQ所提出的。從即時通訊應用的情況看，不僅個人之間的私事之間廣泛使用，现在許多中小企業的業務人員，也利用QQ、MSN等即時通訊軟件，進行業務溝通和業務聯絡，甚至在「音頻」和「視頻」的輔助下，更加人性化地完成以往電話、傳真、電子郵件所完成的協同工作。IM軟件在時間特性上充分體現了協同對於時間的要求。现在，協同軟件已經廣泛將IM工具集成到其總體架構之中。

協同軟件的時間性還因為網絡接入技術和基礎設施的改進而有了特殊的性質。顺利获得無線網絡接入協同軟件系統，可以將「碎片時間」利用起來。以往在技術不支持的時候，碎片時間不是不想利用，而是無法利用。但是在協同軟件的移動設備中，就可以利用諸多碎片時間接入到協同行為之中。表13是對用碎片時間處理協同事務的一個歸納，可見一個極短的時間，也能完成一次協同。如果將碎片時間利用上的話，Anytime就有了另外一個含義，那就是「任意時間」，無論這個時間是長還是短，都可以被利用起來。

表13用碎片時間處理協同事務

Anytime理念也面臨倫理方面的問題。這是指隨着技術的开展，工作的時間性被打破，人們需要面臨隨時被拉入工作狀態之中，私人時間難以得到保障。久而久之「在線」理念會變成了一種強迫症，一旦「離線」就產生恐懼感，嚴重時甚至會產生精神壓力。所以Anytime理念應該有一個合適的限度。

2.Anywhere

Anywhere是指協同軟件的空間要求，即應該隨地響應協同行為，這是指其「在場狀態」。

「在場」是一個充滿哲學意味的詞。眾所周知，信息技術的最顯著後果是改變了人與人必須面對面溝通（在場）的狀態，而變為即便對方不在場，也可以顺利获得信息技術工具實現遠程溝通。「虛擬空間」不僅實現了不在場，而且連主體性也被根本改變，這就是那句老話：「在網上沒有人知道你是一條狗。」信息技術環境中的「在場」改變了人們對於「存在」的傳統經驗。

協同行為與其他社會交往不同，「在場」對於協同的可信性具有重要作用。因為確保協同的關鍵信息身份、權限、威望、能力等都直接與人相關。如果在協同工具中，感覺不到對方在場，協同發起者一定心裏沒底。

為表示在場信息，最基本的方法是顯示人的在線狀態。如果在線，不僅表示他在時間上可以即時響應，而且也隱喻着他就在網絡的那端。但這畢竟是一種最基本的在場信息要求，它是以身份的安全性得到保證為前提的。如果有人盜用他人身份上網，那麼這種在線就是虛假「在場」了。

多媒體形態的在場是更進一步的要求。無論人在何處，如果能在協同軟件中聽到他的聲音、看到他的影像、看到他所拍的現場照片，協同的在場感就較為接近真實了。當然，這在多媒體技術方面是沒有問題的，難度在於對圖片、音頻、視頻等非結構化信息的存儲、檢索、知識挖掘，這對信息的對稱性原則提出了巨大的挑戰。

Anywhere理念還要注意一種「燈下黑」現象，那就是雖然同處於一個辦公室（場所）里，卻很少往來，只在線上研讨。按照協同的理想狀況，Anywhere更應該是在現實世界的任何地方，都可以召开面對面的、融洽的協同活動。

3.Anyone

Anyone是指協同軟件的主體要求，即任何人都應該連接到協同系統之中，並允許他取得相應的身份、扮演特定的角色，這是指其「在位狀態」。

正如上述對「人員孤島」的敘述一樣，人如果被排斥在協同系統之外，不僅是他個人的損失，也是組織的損失。協同軟件應該基於一種平等的理念，讓所有相關的人員都可以在協同中找到自己的位置，即「全員應用」。這不是人的自覺性的問題，而是組織的機制設計問題。

所謂「位置」，當然應以權力結構和職責界定為基礎，這是協同軟件最基本的安全機制。在工作之中，自由協同實際是有規則可循、有空間可據的，無庸多言。如果組織中只有這一類協同行為，則Anyone理念實際並未真正實現，每個人（包括處於最高位置的boss）都會感覺到在某些體系中自己是缺位的、是被甩在外邊的。

所以Anyone理念的難點在於如何在協同軟件中構造一種無權力限制和非工作職責的協同行為，即組織內的非工作協同，也可以叫做組織文化協同。比如，組織中的讀書活動、綠色環保行動、娛樂聚會行動等等，都是文化協同的典型行為。這種行為不會讓組織偏離其核心目標，反而會為提高組織的凝聚力發揮持续作用。

組織的文化協同還可能帶來另一個成果「非正式群體」的產生。在某些時候，組織中需要非正式群體，如「虛擬團隊」等；但有時候，非正式群體並不被組織所鼓勵，如「小圈子」。但是，在管理學理論中，早就將非正式群體的作用揭示得很清楚了。協同軟件應該有強大的功能來支持和引導非正式群體的生成及活動，允許在非正式群體中討論一些與工作關係不大的事情，甚至是與組織主流文化有差異的事情，並確保其相對的私密性。

Anyone理念同時也意味着允許組織外部的人員參與到組織的協同行為之中。這在組織理論中叫做「泛組織」、「跨組織」、「無邊界組織」等。外部人員參與組織協同的基礎是他與組織業務有某種聯繫，這種聯繫在組織內部是有一定邊界的。協同軟件應該讓外部人員安全便捷地接入進來，同時控制他的「對稱」範圍。這在技術上已經得到了很好的解決，難點在於讓多少外人參與到組織協同之中來、參與進來幹什麼？舉個例子，很多企業都有「客戶反饋」機制，通常的做法是客戶投訴電話、信件和電子郵件。這種協同的目的在於聽取意見，解決不滿，改進工作（如果可能的話）；但是在企業2.0的理念中，客戶可以參與到企業的戰略決策、產品設計、市場策略、流程優化、服務改善等所有環節之中，發揮獨特作用。再比如，如果在社會管理領域使用協同軟件，那麼一定是一個開放型的架構，它一頭連着某一個或某幾個社會管理组织，另一頭連着數量巨大的社會公眾。所有的公眾需求都從組織外傳達進來，由組織予以處理，然後再反饋給公眾。這種協同模式中，Anyone理念不再是「應該」，而是「必須」。

4.Anything

Anything是指協同軟件的客體要求，即應該響應對任何事情的協同需求，這是指其「在握狀態」。

協同本質上是人與人之間的交往行為。協同軟件的難點就在於如何處理人的行為。從人工智能的視角來看，信息技術所能處理的協同行為是非常有限的。比如，信息技術對於「社交」、「情感」、「創造力」等的處理，還停留在很有限的程度上。所以，Anything理念在協同軟件中的應用是與信息技術的开展相關的，有一些需求雖然早就能看到（比如說對非結構化數據的搜索），但只能從簡單的應用做起，逐步开展。Anything理念將引領協同軟件不斷拓展其應用範圍，豐富它可以改造的對象。

但是還有一些事情還沒有進入到協同軟件的客體行列，並不是因為技術限制，而是由於觀念限制。比如上面所說的協同評價機制，它在功能上不難實現，但是因為大家還沒想要評價結果怎麼用，所以協同軟件中還未能將其容納進去。更多時候，隨着客戶應用的深入，對協同軟件所要處理的事情提出了新的要求，比如以前的協同軟件面向中小企業，現在要面向集團化企業，它需要有包容性的融合文化，以突破有限的市場空間和社會結構，實現優勢互補、資源重組以及更為廣泛的雙贏或多贏的商業運作；它需要員工間、企業與客戶間、產業鏈間彼此互相依存，不再是游離於各自利益之外的對立體，而是存在於一個更大的合作範疇之內，以共同謀求各自的利益、共同开展，等等。這與它以往要處理的事情就有很大的差異性。因此，協同應用的下一步开展是行業化，將行業中的事情整理和固化到產品之中。

5.Anyway

Anyway是指協同軟件的方式方法要求，即應該以任何方式來響應協同行為，這是指其「在途狀態」。

協同軟件處理問題的方式包括：工作流、表單、模板、計劃任務、知識管理工具、郵件、IM工具、企業搜索、公告板及討論區、小工具集合(日曆、計算器、通訊錄、便簽紙等等）。

協同軟件還顺利获得插件的方式，將其他專門工具集成到軟件體系之中，如與0ffice軟件連通、與out1ook或其他郵件系統連通、與手持終端的照相機或攝像機連通，等等。這種顺利获得插件來實現的功能使得協同軟件有了廣闊的拓展空間。

協同軟件還顺利获得架構整合，來與其他管理軟件連通，如與ERP、FM、CRM等系統的有機集成。顺利获得這種方法，協同軟件與業務軟件的邊界就有了更為廣泛的交叉。

總之，Anyway理念將引導協同軟件自身的架構發生變革，它將越來越向着「門戶化」的方向开展。或許有一天，人們只需要面對一個協同主頁就可以方便地完成所有人與人、人與事的交互。這將是一個美好的未來。

註：本文摘自由南宫NG28建设協同研究院出版的《協同管理導論》，轉載請註明出處，即「南宫NG28建设軟件官網」。申請試用南宫NG28建设軟件相關產品，請撥打免費電話：4007003322。