南宫NG28建设

一、案例簡述
2021年《教育信息化中長期开展規劃（2021~2035年）》和《教育信息化「十四五」規劃》將系統佈局未來5~15年教育信息化开展，明確教育信息化的开展方向。山西中醫藥大學作為教育部首批卓越醫生（中醫）教育培養計劃改革試點高校，致力於顺利获得校園網、智慧校園基礎平台設計，引入先進的協同管理平台構建一個覆蓋學校各部門、全校教職工的協同辦公服務體系，打破時間、空間限制，融合智慧校園基礎數據，打造一個流程化、智能化、移動化的學校協同辦公體系，提升學校的管理效率及管理水平。
二、管理痛點
山西中醫藥大學屬於多校區辦公模式，現有太原、晉中2個校區，文件、制度、會議等工作需要依賴學校辦公室專人跟進、有助于，造成了極大的人力成本浪費。重點管理問題體現在以下幾個方面：
1、文件辦理效率低下，文件積壓
2、學校需處理上級單位來文，校內各種會議紀要、通知、請示等上傳下達工作，每個流程關節都需要公文、會議來承載，行政事務的審批工作量龐大。學校文件種類多、涉及部門多、審批環節多，同時大量的文件均需學校領導簽發頒佈，採用傳統的人工跟文的方式受制於辦公區域、工作時間、領導外出等多個方面的因素，造成了文件處理不及時、文件積壓多、決策環節長、效率低下等問題。
3、制度執行不到位、監管有盲區
4、針對學校各項重大、特殊事項的落實工作，由於缺乏有效的信息化工具，導致無法對落實過程進行實時監管監督及科學的考核。各類業務流程繁多，制度執行需要依賴管理部門多次的監督、宣貫，在學校制度執行層面往往會出現因人而異、因事而異等情況，不利於學校整體的監管及制度的落地，同時各類制度、重點事項在辦理執行過程沒有形成全過程的辦理痕跡，在問題發生後不利於監管部門後續的責任認定及過程追溯。
5、會議組織費時/費力、會議資源管理難度大
6、學校各類會議較多，會議組織協調工作量大，對會議前期的議題收集、組織、通知、會議室安排等環節全靠人工處理，審批效率較低。同時學校會議資源有限，各類會議、研討、溝通等均需要佔用會議資源，採用人工台賬式的管理模式不僅不便於學校各部門對會議資源統一協調，更加劇了會議室管理部門溝通協調成本。
7、信息資源不共享、知識成果無法形成復用
8、山西中醫藥大學多校區，多部門，各類制度文檔、公文資料、會議資料、決策信息、科研成果、教學實踐等各類信息資源被分散在各個科室、辦公室，缺乏有效的共享機制，導致各科室之間信息閉塞，查找繁瑣，耗時長，信息很容易信息不對稱、不一致等問題。
三、簡介 

山西中醫藥大學於1982年經國務院批准籌建，1986年接收原山西醫學院中醫大學班學生開始辦學，1989年經原國家教委批准正式创建，2000年取得碩士學位授予權，2017年經教育部批准由山西中醫學院更名為山西中醫藥大學，同年被確定為山西省博士學位授予單位立項建設高校。學校是山西省人民政府和國家中醫藥管理局共建高校、教育部首批卓越醫生（中醫）教育培養計劃改革試點高校、推薦優秀應屆本科畢業生免試攻讀研究生高校、中醫學專業「5+3」一體化招生院校、中國政府獎學金生委託培養高校、山西省深化創新創業教育改革示範高校。

學校基礎設施完善，辦學資源充足。現有太原、晉中2個校區，佔地979畝。晉中校區建築風格獨特，莊重典雅，環境優美，建有中醫藥文化浮雕、中醫藥先賢雕像、上湖、神農藥谷等文化景觀，充滿濃郁的中醫藥文化元素，是全國中醫藥文化宣傳教育基地。學校教學科研儀器設備總值達19383萬元，館藏紙質圖書100.4萬冊，電子圖書310萬冊，各類數據庫36個，建立了性能先進的現代電子圖書系統和計算機網絡服務體系。
四、管理特色
堅持社會主義辦學方向，堅持立德樹人，依法治校，依靠全校師生員工有助于學校科學开展，培養又紅又專、德才兼備、全面开展的中國特色社會主義事業合格建設者和可靠接班人。
在管理層面，一要統一思想認識，打造「廉政陽光工程」。兩個建設項目，事關改善辦學條件，事關學校事業开展，全體參建人員要提高思想認識，在確保工程質量、進度的同時，加強廉政建設，把制度立起來、執行好。二要加強風險防控，堅持事前預防與全程跟蹤監督相結合。要壓實主體責任和監督責任，全面梳理、着力規範項目管理和工作流程，確保項目建設依法合規，資金使用規範透明。三要突出防控重點，堅持防控關鍵部位與關鍵環節相結合。既要做到監督全覆蓋，更要緊盯「要害」，加強對關鍵崗位、關鍵環節的監督管理，讓工程陽光、讓權力透明。四要嚴格執行各項規章制度，認真履行工作職責，切實做到「八不准」。全體參建人員要顺利获得工程建設，提高政治能力、練就過硬本領，在擔當作為中再立新功。
五、信息化目標
山西中醫藥大學在實施「1331工程」統籌推進「雙一流」建設過程中，高度重視數碼化建設，下大力氣打造「智慧校園」。以數碼化、信息化帶動學校深度革新，顺利获得智慧校園的規劃實施，利用信息技術對學校組織管理、教學管理、科研管理、後勤服務管理進行流程再造，打造一個全新的以服務學生、服務教師、服務社會大眾為目的的中醫藥教育新生態體系，為下一步實現「互聯網+大數據」與「中醫藥高等教育」的深度融合應用打下堅實基礎。
在學校管理上，牢固樹立開放、共享的互聯網思維。藉助協同辦公平台重構中醫藥高等教育新的組織生態與管理模式，促進信息有效傳遞與即時共享。顺利获得信息化工作的展開，將全面梳理學校各部門的辦事流程，實現規範管理，不僅提高辦事效率，同時，將原有的部門信息孤島問題得到很好解決。
隨着學校信息系統的廣泛引入和應用，將逐漸統一學校人、財、物等各方面數據，最終實現全校一盤棋，為下一步「互聯網+大數據」應用打下堅實的基礎。在教學實踐中，持续開發具有中醫藥特色的網絡資源。
學校基於信息技術平台，建立科學有效的教學管理體系和質量監控評價體系。最大限度的吸納、優化、整合辦學資源，下大力氣打造符合中醫藥教育教學規律的爾雅通識課、慕課、微課、開放在線研究課、開放在線實驗室等，為師生给予豐富的課程資源供給，不斷提升學生的學習空間。
六、信息化歷程
山西中醫藥大學整體信息化建設本着統一規劃、分步推進的原則，在智慧校園、數智校園整體的建設過程中採取「邊建設、邊交接、邊使用、邊管理」的原則，以無線網絡全覆蓋、一卡通智能系統為核心，先後完成三大基礎平台、網站集群等建設工作。進一步完善學校信息化管理制度，制定全校數據的統一標準及規範。
在學院組織管理層面，顺利获得引入南宫NG28建设成熟的協同管理平台，重塑了學校的組織管理結構，有效整合各部門數據、信息資源，在文、事、會一體化工作場景中，充分利用系統流程化管理機制、移動互聯技術，打破了傳統的辦公格局，構建了全校智能化網上協同機制， 以「人」為中心，制度為指引，監督為手段，優化學院各類管理流程，形成了高校、合規、智能、互聯、協同辦公新機制。
智慧校園建設也是一項需要長期建設不斷完善的工作。未來山西醫科大學在信息化建設規劃層面將依託頂層設計，顺利获得數據集成、業務整合、統一認證以等方式結合大數據、人工智能的技術領域的應用，構建全校業務、信息、數據互聯互通新體系，確保各業務系統與數據平台兼容共享，最大限度的便捷服務師生。
七、關鍵應用場景

1、總體應用架構

以「文、事、會」一體化為核心，實現組織重塑、流程再造
數字協同平台以山西中醫藥大學「文、事、會」業務為核心，聯動學校內部核心業務管理，以學校制度為依據，藉助平台流程管控能力，優化學校辦公、辦事流程，打破時間、空間限制，解決協同工作和信息共享的同時，實現在線業務流轉和管理，真正提高辦公效率。
平台的設計以山西中醫藥大學「文、事、會」為中心，致力於為學校構建一體化的行政管理中心，藉助平台流程引擎技術，打破學校各個部門，構建一體化的事務審批中心。圍繞「兩個一」的協同管理目標。進一步提升學院管理水平及工作效率。
一體化行政管理：以行政業務為起點，實現學校日常協作、公文傳送等在各辦公室、群組、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理；全面提高辦會效率，實現一體化會議議題管理。
一體化事務協作：以學校管理制度為指導、各部門協作場景為中心，梳理優化學校各部門協作事項，提升行政管理辦公規範，保障制度執行落地，建設面向學院師生服務，實現快速封裝快速擴展；建設一網協作新模式。
移動互聯應用：顺利获得APP、企業微信等互聯應用實現實時在線辦公，解決遠程辦公難題，有效利用碎片化時間，提高工作效率。
2、關鍵業務應用場景
2.1一站式的管理信息窗口
角色化工作桌面：以協同辦公平台為依託，構建辦公門戶，辦公門戶的構建全面以個性化、分類化的思路，充分體現「人」為中心的設計理念，將所有的工作按照人的崗位、職責、角色清晰化分類，同時给予個性化定製功能，能夠讓教職工按照自己的工作模式、辦公習慣個性化定製專屬的辦公門戶，打破標準化的思路，教職工登錄辦公門戶後系統便可自動按照相關分類規則、工作人員使用習慣智能化推送相關事務，使職工的工作更加便利、順手。
多維度的信息資訊窗口：融合兩辦通知、教學諮詢、科研工作、黨建教育等多個板塊，構建全校一體化資訊服務中心，分板塊、分類型多維度呈現學校重點動態，讓教職工第一時間掌握學校重點資訊、重要通知，支撐學校文化建設推廣，建立網上精神文化宣傳陣地。
關鍵應用價值
融合中醫藥文化底蘊，顺利获得角色化、多維度、多分類的信息展示機制，以教職工為中心，聚焦信息資訊、工作辦理、事務服務、行政辦公與一體，構建了線上統一的辦公桌面，打破信息壁壘，顺利获得扁平化的工作窗口，全方位支撐學校教職工線上辦公、辦事、信息資訊查閱。
2.2豐富的公文管理應用
協同辦公系統電子公文應用顺利获得電子化方式對公文進行收發、分類、編號、處理、流轉、交換、歸檔、調閱等的完整過程的實現，公文的個性化設置滿足校辦、黨委、工會等不同部門的收發文應用場景，真實還原線下辦文的場景，同時結合移動審批特性，實現公文的異地審批、辦理，提高學校的公文處理效率，縮短行文周期。
系統結合山西中醫藥大學管理構架以及公文管理制度規範進行公文流程固化，深度定製符合山西中醫藥大學辦文特色的電子化公文應用，文單定義模擬紙質單據，規範填寫格式，嚴格按照公文模版執行公文規範，統一標準的行文流程，實現學院黨、政及各部門高效的公文辦理。公文流程清晰可見，可視化跟進。採用一屏展示的呈現佈局簡潔明了，融合在線預覽編輯技術，實現公文全程電子化管理，高效協作、全程留痕。
構建移動辦文平台，結合學校企業微信平台，打破時間、空間的隔閡，隨時隨地對文件進行移動審批，只需手寫、點擊、拖動簡單操作即可完成收發文處理；尤其在疫情期間，對於文件處理的及時性、有效性给予了很大的幫助。
關鍵應用價值
真實還原線下辦文場景，整合學校現有電子簽名、簽章系統實現公文在線簽批、用印。同時移動辦文特性解決了領導外出時快速審批、辦理各類文件，提高工作效率。顺利获得流程日誌、跟蹤機制實現對文件辦理過程中的實時感知、有據可依。自定義的公文查詢、統計應用解決了傳統辦公模式下的信息登記工作量大、收集難、統計分析難的問題。
2.3全過程會議管理應用
山西財經大學日常會議繁多，傳統管理方式效率低、準確性差，缺乏有效的管理工具，會前議題採集、資源協調、會議通知，會中參會人員統計，會後紀要執行落實均需要靠人工協調跟進。顺利获得南宫NG28建设協同平台為山西中醫藥大學構建全程電子化會議管理應用，覆蓋會前、會中、會後全過程線上管理。提升山西中醫藥大學會議執行效率。 
依託於協同辦公平台構建會議資源管理應用，將學校現有的會議資源（會議室、會議設備）納入信息化平台，利用信息化技術實現資源的有效管理。顺利获得圖形化展示的視圖，申請人員可以直觀分析到會議資源佔用情況，合理避開使用時間，避免資源衝突。拖拽式的申請簡單便捷。一鍵申請快速審批對校辦而言降低了因會議資源衝突而產生的協調溝通成本，提高了資源組織協調效率。
依託於學校的組織體系及議題事項，會議組織人員可顺利获得線上一鍵發起會議通知，顺利获得手機微信、PC消息等多種渠道精準通知參會人員，參會單位線上回執參會情況，解決傳統模式下電話通知、微信群推等手段通知不到位、回執不清晰、專人跟進反覆催辦等弊端。同時線上自動形成參會二維碼，線下參會快捷顺利获得企業微信掃碼簽到，實現參會人員快速統計精準落實 。顺利获得智能預警機制，會前實時提醒預警，極大程度的簡化了會議組織工作者及辦公室催辦通知工作量，實現會議高效組織召开。
關鍵應用價值
顺利获得信息化技術，實現會前、會中、會後的信息管理與智能化控制，解決高校手工搜集議題費時費力，會前資料準備不足，議題庫管理雜亂無序等問題，滿足學校議事溝通決策要求，實現會議組織效能的提升，讓會議更加效率。
2.4外事管理
隨着近些年國際研讨的日益增多，外事工作越來越繁多複雜，日常事務工作佔據了學校外事工作人員大量的時間和精力。為進一步加強學校外事工作的歸口管理，規範各項工作申報審批流程，確保相關工作有序進行，實現外事管理合規化、信息化。山西財經大學外事管理應用覆蓋合作協議、因公出國、因公赴港澳台、外事拜访接待、境外專家聘請、學生研讨項目等各類外事事項，實現從事項上報、審核、備案、存檔全流程管理。規範了學校外事工作流程，簡化外事審核程序極大的縮短外事事項的審核周期。 
師生在線填寫因公出國（境）申請，對不同情況的因公出國（境）申請（辦理簽證、簽證在有效期、免簽、持個人普通護照出訪等）可區別進行申請，歷史填寫記錄能夠自動提取無需重複填寫，審核部門可在線進行會簽審核，管理員可登記業務辦理進度，審核消息及時顺利获得短訊郵件通知申請人。顺利获得系統可生成校內申請表、備案表、護照登記表、簽證辦理材料等多種申請材料；教職工可查看個人因公護照信息，支持豐富的出國（境）查詢統計功能。
關鍵應用價值
外事綜合管理的啟用對規範學校因公出國（境）工作審批流程，加強學校因公出國（境）工作的審查監督，同時提高出訪任務審批效率，有助于實現學校國際化戰略的辦學定位和全球視野人才培養目標具有重要意義。今後，合作協議、因公出國、因公赴港澳台、外事拜访接待、境外專家聘請、學生研讨項目等事項都將在系統中進行申報審批。
2.5公章管理
師生如有公章使用需求，顺利获得線上發起公章使用申請單，選擇需要使用的公章類型，填寫相應使用事由，由相關領導進行線上審批。顺利获得系統可對公章使用情況進行統計查詢。
關鍵應用價值
加強了學校對於公章的管理規範，合理控制了公章的使用。結合移動端，方便了領導對於公章使用申請的審批。
2.6公務接待管理
接到工作任務後，顺利获得系統錄入來賓單位、人數等信息，按照學校相關接待制度進行餐飲、住宿等預算填報，相關領導進行審核。
公務接待堅持有利公務、務實節儉、嚴格標準、簡化禮儀、高效透明、尊重少數民族風俗習慣的原則。公務接待費支出實行預算總額控制、只減不增，嚴格審批、限額報銷。
關鍵應用價值
切實加強單位公務接待管理工作，進一步規公務接待行為，嚴格控制公務接待費支出，防止鋪浪費，促進黨風廉政建設。
八、整體應用價值
南宫NG28建设協同平台助力山西中醫藥大學構建了一個基於互聯網的、電子一體化的、覆蓋全校的、統一的現代化辦公協同平台，滿足學校跨時間、跨區域、跨部門的整體化協同辦公系統。
協同平台幫助學校規範管理制度，建立統一標準、優化業務流程，減少中間環節，着重提升執行力。節約紙張浪費，降低辦公費用，避免重複勞動，加強對人的日常工作管理及考核。
建立溝通和知識共享平台，打造學校統一溝通研讨平台，傳遞正能量，打造高績效組織。
建立移動和微信辦公平台，使得學校職工不受時間和空間限制，實時，快速，高效辦公辦事。
九、關鍵成功要素
山西中醫藥大學利用南宫NG28建设的協同辦公系統，取得了重大的管理成效，是雙方團隊合力共建的結果。
1、校領導的重視和帶頭使用
協同辦公系統是全校職工每天必須使用的系統，使用面大、應用範圍廣；在系統實施過程中，中高層領導對項目給予重視和關注，使需求調研、系統建設以及應用推進得以順力進行，系統成功上線；
2、建立客戶內部支撐體系
以網絡信息中心為主，內部建立學校內部支撐體系，可及時調整業務變更、處理系統運行中出現的問題，保證系統正常高效運行。
3、实行知識轉移工作
知識轉移是否做的好將直接影響到職工對系統的應用熱情，基於普通職工、領導層、信息管理員分別安排場次進行培訓，突出重點，讓職工認識到產品價值，更好的利用產品功能，為自己工作提高效率。